Organiser son temps de freelance

Créez votre modèle d’organisation

La première question à vous poser concernant la gestion de votre temps est de savoir quel serait votre modèle idéal. Est-il compatible avec le salaire que vous souhaitez avoir ? Avec les objectifs que vous vous êtes fixés ? Avant même de commencer à organiser votre calendrier, il est donc essentiel de vous poser cette question : à quoi devrait ressembler votre semaine type ?

Pour cela, plusieurs étapes :

• déterminer votre rythme idéal
• identifier les tâches récurrentes
• choisir vos outils de planning

Déterminez votre rythme idéal

Il faut savoir que chaque personne fonctionne différemment et que la formule magique n’existe pas ! Mais il y a fort à parier que vous êtes devenu freelance en partie parce que les horaires de bureau ne vous faisaient pas particulièrement vibrer.

Vous êtes la seule personne à savoir quand vous êtes le plus efficace : est-ce tôt le matin, en début d’après-midi, le soir ? Prenez en compte vos besoins de sommeil et de pause, qui vous aideront à déterminer un planning un peu plus précis.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Par exemple, vous pouvez être particulièrement efficace en fin de matinée pour produire du contenu, tout en sachant que vous avez un coup de mou après le repas de midi. C’est peut-être le moment où vous pouvez vous concentrer sur des tâches qui demandent moins de réflexion, comme le tri de vos mails, certaines tâches administratives, de la veille professionnelle…</p></div>

Identifiez les tâches qui ne varient pas d’une semaine à l’autre

Une fois que vous avez en tête votre mode de fonctionnement, prenez le temps de lister toutes les tâches qui composent votre semaine. Pas besoin d’outils élaborés, une feuille de papier et un crayon suffisent.

On sait déjà que vous allez nous dire que toutes les semaines sont différentes. Mais le but ici n’est pas de faire en sorte que toutes vos semaines se ressemblent : il s’agit de repérer les tâches qui se répètent suffisamment régulièrement pour que vous puissiez d’ores et déjà les identifier comme des plages horaires nécessaires dans votre calendrier.

N’oubliez pas d’intégrer à cette liste vos tâches personnelles ! Devez-vous aller chercher vos enfants à l’école certains jours précis ? Souhaitez-vous continuer les cours de judo le mercredi soir et la piscine le vendredi matin ? Ces tâches doivent également entrer dans votre calendrier pour garder un équilibre vie pro / vie perso, et pour déterminer précisément le temps dont vous disposez pour travailler.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Petit conseil : résistez à la tentation de mettre toutes vos tâches personnelles sur vos jours off !</p></div>

Enfin, une fois que toutes ces tâches sont listées, déterminez vos plages de travail et vos journées de repos. Il ne vous reste plus qu’à représenter tout cela sur un planning.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Dernier conseil : prenez dès à présent l’habitude d’indiquer les dates de délais, spécialement pour les tâches récurrentes (un rendu hebdomadaire ou mensuel à un client, des impôts à régler ou des déclarations à effectuer, par exemple). En programmant des rappels quelques jours à l’avance, vous êtes certain de ne jamais être pris au dépourvu !</p></div>

Cherchez les outils qui vous conviennent

Vous le savez peut-être, il existe de nombreux outils pour vous permettre d’organiser vos journées, et au sein de ces outils de nombreux types d’organisation possibles. Pour ne citer que les plus connus, Notion, Monday ou Trello font partie des “must have” en termes d’organisation.

Mais, tout comme votre rythme, votre organisation est personnelle ! Certaines personnes travaillent très efficacement à partir de to-do lists élaborées au jour le jour, d’autres préfèrent des calendriers complexes qui leur permettent une visibilité sur plusieurs mois.

Dans tous les cas, un bon outil de planning doit vous permettre de :

• lister les différentes tâches à effectuer dans la semaine
• différencier les tâches récurrentes des tâches extraordinaires
• créer des plages horaires en fonction de la complexité de la tâche
• identifier les tâches de la plus prioritaire à la moins urgente (via un code couleur par exemple)
• être flexible dans la gestion de vos tâches pour être certain de n’en oublier aucune

Il existe des dizaines de méthodes d’organisation et nous ne pouvons malheureusement pas les traiter ici, mais les outils de gestion disposent de templates et de leur propre contenu pour vous donner leurs meilleurs conseils. N’hésitez pas à vous en inspirer !

Gardez du temps pour l’imprévu

Vous disposez désormais d’un planning idéal vous permettant de voir en un coup d’oeil sur la semaine vos plages travaillées, vos plages de repos, les tâches les plus importantes de la semaine et celles que vous pouvez éventuellement repousser à la semaine d’après… Mais avez-vous pensé à garder des plages horaires vides ? Ces blocs de temps dans votre agenda sont essentiels pour que vous puissiez rester flexible.

Vous n’êtes pas à l’abri d’une demande urgente d’un client, d’une tâche qui vous prend beaucoup plus de temps que prévu, d’un imprévu dans votre calendrier qui vous amène à remodeler votre journée. En gardant des plages prévues à cet effet, vous vous allouez une marge de manoeuvre qui vous permettra de gagner considérablement en qualité de vie au travail.

Listez et gérez vos priorités

Vous avez à présent une idée de ce à quoi va ressembler votre semaine. C’est déjà une grande avancée ! Mais il faut à présent remplir votre calendrier au jour le jour ; et pour cela, la première chose à faire est d’identifier les tâches qui doivent absolument être gérées dans la semaine, et celles qui peuvent attendre. Là aussi, il existe de nombreuses méthodes différentes, et nous vous en présentons deux ici :

• la to-do list
• la matrice d’Eisenhower

Les to-do lists, la méthode la plus instinctive

C’est probablement l’une des méthodes les plus instinctives car la plus simple à mettre en place. Il vous suffit simplement de noter la liste de tout ce que vous devez faire au cours de la journée. Cependant, cette méthode peut être plus ou moins organisée, en listant dans plusieurs colonnes ce que vous devez absolument faire, ce que vous aimeriez faire, ce qui est du bonus…

Afin que ce mode d’organisation fonctionne, il convient de prendre du temps systématiquement au début de la journée pour déterminer les tâches à effectuer. Mais il faut aussi en prendre en fin de journée pour analyser les tâches que l’on a effectivement faites, le temps que l’on y a passé… et préparer la journée du lendemain.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>L’avantage de cette méthode est qu’elle laisse une place de choix à l’imprévu et à la flexibilité. Mais si vous devez gérer de nombreux projets en même temps, cette méthode seule trouve ses limites.</p></div>

N’hésitez pas à la combiner avec un autre mode d’organisation. Par exemple, la matrice d’Eisenhower (voir ci-dessous) pour déterminer un planning à la semaine, et des to-dos pour lister les tâches qui s’ajoutent au fur et à mesure de la journée et doivent être intégrées dans votre planning au cours de la semaine.

La matrice d’Eisenhower, la méthode la plus schématique

Vous avez probablement déjà vu ce type de schéma, qui peut être utilisé pour déterminer différents modèles d’organisation. En management, par exemple, elle permet de savoir ce que vous pouvez déléguer ou non, garder en interne ou externaliser.

Pour la gestion du temps, elle vous permet d’identifier quatre types de tâches en fonction de deux conditions : l’urgence, et l’importance que vous leur accordez. Concrètement, vous allez tracer deux flèches qui se croisent pour créer quatre carrés. La flèche horizontale représente l’urgence de la tâche, la flèche verticale son importance. Vous n’avez plus qu’à faire rentrer vos tâches de la semaine dans chaque carré.

• si elle est importante et urgente (en haut à gauche), il s’agira des premières tâches à effectuer dans la semaine
• si elle est importante mais pas urgente (en haut à droite), insérez la dans votre semaine quand les premières tâches seront terminées
• si elle est urgente mais pas importante (en bas à gauche), il s’agit des tâches que vous fixez dans la semaine mais qui pourront bouger en cas de tâches plus importantes à gérer
• si elle n’est ni urgente, ni importante (en bas à droite), gardez la dans vos tâches à effectuer pour une prochaine semaine.

Il ne vous reste plus qu’à reporter vos tâches sur votre calendrier !

Faites entrer chaque tâche dans votre calendrier

Vous avez à présent votre mode d’organisation et c’est une excellente chose ! Mais votre calendrier ne peut tenir que si vous êtes capable d’évaluer correctement le temps que vous prendra chaque tâche. Vous n’avez pas envie de finir 1h plus tard que prévu tous les soirs en ayant la sensation que le temps vous a filé entre les doigts toute la semaine.

Évaluez le temps sur chaque tâche

C’est le B-A-BA de l’organisation professionnelle : en sachant exactement le temps que vous passez sur chaque tâche, vous serez à même d’évaluer au mieux la charge que cela représente pour vous. Vos devis n’en seront que plus précis, et vos journées paraîtront d’autant plus fluides.

Cette estimation du temps vient principalement de votre expertise préalable. Si vous êtes embauché pour une mission que vous faites régulièrement, vous savez déjà probablement si la charge se compte en heures ou en jours de travail. Vous savez aussi comment réduire une mission en différentes étapes, et le temps attribué à chacune de celles-ci.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Attention cependant à ne pas oublier les étapes qui vous semblent “superflues” mais qui, additionnées sur plusieurs missions, peuvent vous prendre un temps considérable. On pense ici aux tâches administratives, mais aussi à la phase de recherche ou aux éventuelles corrections suite aux retours du client.</p></div>

Une fois que vous avez associé chaque tâche à une durée, les faire entrer dans votre agenda est un jeu d’enfant. Cela vous permet aussi de voir si vos objectifs de la semaine sont atteignables, ou si vous devez exceptionnellement allonger vos journées pour y faire entrer toutes vos missions.

Gardez aussi à l’esprit que, si par malheur vous vous trompez dans l’estimation d’une mission cette semaine, cela ne peut que vous apporter des indications supplémentaires pour mieux organiser votre planning de la semaine suivante !

Organisez votre temps avec vos clients

Parfois, la mauvaise évaluation du temps alloué à une tâche ne vient pas de vous, mais des interactions avec le client que vous n’aviez pas forcément anticipé.

Il est important, pour que vous puissiez tenir vos engagements auprès de tous vos clients, d’apprendre à organiser votre temps avec eux. Il s’agit de savoir dire non (ce dont nous parlons plus en détail plus tard dans l’article), mais aussi de poser des limites claires sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire.

Il est important de préciser que vous n’avez pas à répondre dans l’immédiat à vos clients. Vous pouvez par exemple déterminer avec eux des plages sur lesquelles vous échangez par Slack ou par Skype s’ils le souhaitent.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Vous pouvez vous créer un planning Calendly, ou des blocs horaires sur Google agenda, pour qu’ils prennent directement rendez-vous avec vous en fonction de ces plages pré-déterminées.</p></div>

Vous pouvez vous accorder sur une communication asynchrone qui vous permet de gérer leurs retours selon vos disponibilités. Déterminez aussi dès le début de la mission un nombre d’allers-retours maximum inclus dans le devis.

Enfin, quand un client insiste sur l’urgence d’une demande, prenez le temps de lui expliquer, si votre semaine est déjà complète, que vous ne pouvez pas répondre à ses exigences. Bien sûr, il est possible que le client trouve un moyen de vous convaincre (un très beau TJM, l’assurance d’une association sur le long terme), mais dans ce cas, indiquez qu’il s’agit d’une situation exceptionnelle. A priori, vous ne pourrez pas organiser vos semaines de manière efficace si vous y ajoutez de trop nombreuses tâches urgentes et importantes (cf votre merveilleuse matrice d’Eisenhower).

Profitez des semaines plus tranquilles

Il arrivera aussi, et heureusement, que vous ayez des semaines plus calmes que d’autres. Que ce soit parce que l’un de vos clients est en vacances, du fait d’une baisse d’activité ou d’un hasard du calendrier, l’important est de profiter de ces moments de répit pour effectuer des tâches que vous repoussez habituellement.

Vous pouvez par exemple :

• vous plonger dans votre comptabilité pour mettre à jour toutes vos factures (rédaction et relances)
• préparer vos prochaines missions (administratif, recherches en amont, etc.)
• relancer des prospects ou renflouer votre base de potentiels clients
• mettre à jour vos documents de communication, tels que votre site ou votre portfolio
• faire cette formation qui vous tend les bras depuis plusieurs semaines

La liste est bien sûr non exhaustive, mais vous comprenez l’idée : il s’agit de faire toutes ces tâches qui trottent à l’arrière de notre tête au quotidien mais que l’on repousse sans cesse au lendemain. On vous assure que ces tâches là sont d’autant plus satisfaisantes à barrer de votre to-do list !

Gardez du temps pour gérer l’administratif

Nous l’avons déjà évoqué plus haut, mais il est important de prendre en compte le fait qu’en tant que freelance, vous devez intégrer de nombreuses tâches annexes à vos journées.

L’administratif, on le sait, prend une part importante dans la vie d’un travailleur indépendant. Qu’il s’agisse de comptabilité, de factures à rédiger, de clients à relancer ou de nouveaux prospects à identifier, il est nécessaire de les intégrer à votre planning, au risque de faire de nombreuses heures supplémentaires !

Restez concentré !

Organiser ses journées en fonction du temps alloué à chaque tâche, c’est bien. Le respecter, c’est mieux ! Et pour cela, une seule manière : la concentration est la clé. S’il est facile de se laisser distraire au travail, et cela d’autant plus quand on travaille de chez soi, certaines méthodes sont connues pour améliorer la concentration.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Attention, cela ne veut pas dire que vous devez travailler huit heures sans vous arrêter et sans manger ! Mais il s’agit de s’assurer que sur une tâche à haute valeur ajoutée, vous restez concentré le temps nécessaire à sa bonne exécution.</p></div>

Un petit conseil : intégrez une période de pause, même courte, dans le temps attribué à chaque tâche.

Pomodoro, une méthode de concentration qui a fait ses preuves

La méthode Pomodoro vient à la fois aider et contrebalancer l’organisation multitâche. Il s’agit d’une méthode pensée pour vous encourager à rester concentrer pendant une courte période de temps sur une tâche précise. En alternant les périodes de concentration intense et les périodes de pause, vous gagnez en productivité.

Cette méthode propose ainsi de travailler selon le planning suivant : 4 périodes de 25 minutes entrecoupées de 5 minutes de pause. A la fin de la quatrième période de travail, vous pouvez vous accorder une pause plus longue.

De nombreux minuteurs en ligne existent, vous n’avez donc qu’à les lancer sans les paramétrer, pour partir sur une session de travail intense de deux heures ! Bien sûr, si vous souhaitez rester concentré sur des périodes plus longues, c’est possible. L’essentiel est de conserver des pauses régulières et de limiter toutes les distractions pour entrer dans une phase de concentration profonde.

Désactivez vos notifications

C’est l’une des sources de distraction les plus répandues. Elles se manifestent sur tous nos écrans, nos ordinateurs, nos tablettes ou nos téléphones. Et qu’il s’agisse de notifications personnelles ou professionnelles, il est souvent difficile de résister à la tentation d’y répondre immédiatement car, après tout, “ça ne me prend que deux minutes”.

Cependant, en dehors du temps que ces deux minutes accumulées peut représenter dans une journée, ces notifications vous sortent de votre concentration. La solution est ici aussi plutôt évidente : lors de ces périodes de travail, faites en sorte de ne pas être dérangé par ces lumières et ces messages qui s’affichent constamment. Éloignez votre téléphone, mettez Slack en “mute”, gardez uniquement les onglets nécessaires à votre mission…

Si vous travaillez avec la méthode Pomodoro, vous pouvez par exemple vous dire que vous répondrez à vos messages pendant votre prochaine pause de cinq minutes !

Apprenez à dire “non”

Enfin, voici notre dernier conseil pour vous permettre de gérer votre temps au mieux : apprenez à dire “non” à certains de vos prospects et de vos clients !

Cela peut paraître contre intuitif, car le travailleur indépendant aura tendance à sécuriser le plus de missions possibles. Mais cela peut aussi vous mener à votre perte : accumuler les journées à rallonge, les deadlines intenables ou les allers-retours constants pour corriger des coquilles dues à un manque de temps peuvent vite fatiguer outre-mesure.

Dire non au client qui viendrait s’ajouter à votre semaine déjà bien remplie est donc un acte de professionnalisme auquel vous devez vous habituer. Et cela d’autant plus que cette réponse ne vous dessert pas forcément ! En effet, en démontrant que vous êtes maître de votre emploi du temps, vous prouvez au prospect ou au client que vous savez où sont vos priorités. Vous lui montrez par ailleurs que votre agenda est déjà bien rempli, et que vous êtes donc demandé sur le marché.

Enfin, profitez de cette occasion pour mettre en avant votre réseau ! Vous avez forcément dans votre entourage d’autres indépendants, comme vous, qui pourraient correspondre à la mission proposée ici. Recommandez-les si vous estimez qu’ils font un travail de qualité. Votre client vous en sera reconnaissant, tout autant que votre collègue.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>A terme, vous allez ainsi vous créer un réseau de confiance, véritable mine d’or pour les professionnels indépendants. Vous bénéficiez de retombées sur leurs recherches de prospects quand ils vous retourneront la faveur et vous recommanderont à leur tour. C’est donnant donnant, et bénéfique pour tout le monde !</p></div>