30 actions concrètes pour gagner du temps en mission

1. Lister les sous-tâches de la mission

Lors du début d’une mission, les freelances ont tendance à vouloir attaquer directement les tâches et entrer dans le vif du sujet. C’est très bien d’éviter toute forme de procrastination, mais il est important de noter toutes les tâches avant de commencer afin de regrouper celles liées entre elles. En effet, l’exécution de certaines actions peut grandement vous faciliter la vie en début de projet.

De même, lister les sous-tâches d’une mission apporte de la clarté. Vous savez exactement ce que vous avez à faire et pouvez diviser vos heures de travail en fonction du temps alloué à chacune de ces actions.

2. Inscrire ses tâches dans un outil de gestion de projet

Noter ses tâches, c’est bien. Dans un outil adapté, c’est encore mieux ! Vous pouvez ajouter des étiquettes à vos tâches en fonction de leur importance ou de leurs liens, déterminer une date butoir pour chaque action, l’assigner à des professionnels si vous avez une équipe ou travaillez avec d’autres prestataires ; ou encore archiver les sous-tâches déjà réalisées.

Dans notre top 10 des outils indispensables pour gérer son temps en freelance, nous vous présentions Notion. Un outil pour lequel nous avons eu un coup de cœur et dont vous pourrez retrouver de nombreux conseils, astuces et modèles sur le web (YouTube est un vivier de tutos sur Notion).

3. Travailler par sessions de Pomodoro

Vous souhaitez booster votre productivité et votre concentration durant vos missions ? Appliquez la méthode du Pomodoro. Cette méthode de productivité consiste à travailler par phase de 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Après 4 rounds de travail, vous bénéficiez d’une pause plus longue de 15 minutes.

Si vous préférez travailler par phase de 45 minutes, il est tout à fait possible d’ajuster le concept. Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser le chronomètre Pomofocus.io. Vous pouvez paramétrer les sessions comme bon vous semble et sa simplicité est idéale.

4. Appliquer la loi de Pareto (80/20)

Lors d’une mission, les indépendants peuvent avoir tendance à réaliser des petites tâches superflues qui n’apportent pas véritablement de valeur ajoutée. Et si vous avez le temps de le faire, c’est bien ! Néanmoins, gardez toujours en tête la loi de Pareto : 80 % des résultats proviennent de 20 % de vos actions.

Ainsi, toutes les tâches ne sont pas égales. Vos clients ont sûrement des attentes particulières : focalisez-vous sur la réponse à leurs besoins pour obtenir 80 % des résultats.

5. Désactiver les notifications du téléphone

Se concentrer demande un effort intense pour un freelance (particulièrement lorsque vous travaillez depuis la maison). Pourtant, se déconcentrer peut arriver en une fraction de seconde. Il suffit d’un message Facebook sur le groupe de vos amis, d’un like sur votre dernière photo Instagram ou même simplement votre téléphone qui prévient de sa dernière mise à jour.

Les notifications sont coûteuses en temps et en concentration : désactivez-les lorsque vous travaillez.

Si vous avez besoin de certaines applications, vous pouvez choisir quelles applications limiter lorsque vous activez votre mode de concentration.

6. Écouter de la musique pour entrer dans l’état de flow

La même playlist. Celle qui vous transporte dans cet état de flow. Celui dans lequel vous êtes inarrêtable : vous travaillez à un rythme constant avec une concentration extrême. Écouter des sons particuliers ou une playlist de musique douce sans parole (comme le Lo-Fi par exemple) peut vous y aider.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Certains professionnels adorent la musique binaurale pour favoriser la concentration. Essayez en cherchant des playlists sur Youtube ou votre application de musique.</p></div>

7. Manger des repas sains et équilibrés (au moins le midi)

Avez-vous déjà ressenti cette fatigue extrême au moment de vous remettre à travailler après la pause déj ? Ces coups de barre proviennent souvent de votre repas : vous entrez en mode digestion. Ainsi, toute l’énergie est utilisée pour digérer, pas pour travailler. C’est pourquoi vous perdez souvent en efficacité les deux premières heures de l’après-midi.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pour rester efficace tout au long de la journée, préférez manger des repas sains avec peu de glucides, des légumes, une source de protéines, des fibres et des (bons) lipides.</p></div>

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_cross"></div><p>Évitez les grandes portions de riz, de pâtes, de patates ou de pain.</p></div>

8. Utiliser un logiciel de facturation

Créer un devis en partant de 0, récolter toutes les données sur l’entreprise, les inscrire sur une facture, vérifier toutes les mentions légales, le bon envoi et l’encaissement… Cela prend un temps que vous pourriez consacrer à votre mission et faire ce que vous aimez vraiment.

Pour gagner du temps sur chacune de vos missions, souscrivez un logiciel de facturation. Dans notre article sur la gestion administrative, nous vous présentions Freebe.me. Simple d’utilisation, avec toutes les fonctionnalités dont un freelance a besoin, il deviendra pour sûr votre meilleur allié en comptabilité.

9. Communiquer rapidement via un seul canal

Imaginez un instant…

Vous envoyez un e-mail à votre client.

Il vous appelle pour clarifier une tâche.

Vous lui envoyez un SMS pour déterminer l’heure de votre prochain rendez-vous.

Il vous répond avec la date et l’heure sur WhatsApp.

La première fois, ça va…

Mais après des mois de collaboration, c’est le fouillis ! Il est préférable de communiquer via un seul et unique canal.

Chez Stello, nous sommes fans de Slack. L’outil est complet, idéal pour tous types de communication professionnelle et accessible.

10. Automatiser les tâches répétitives avec Zapier

Un nouveau prospect réserve un appel avec vous et vous devez toujours lui envoyer une invitation avec un lien de visioconférence ? Vous devez constamment entrer les tâches dans votre outil de gestion de projet pour chaque nouveau client ? Vous souhaitez envoyer des e-mails à partir d’une base de données ?

Tout cela est possible automatiquement grâce à Zapier.

Avec des intégrations entre les applications, les “zaps”, vous liez les outils pour gagner du temps et améliorer votre productivité.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Le petit plus ? Vous pouvez commencer à utiliser l’outil dès aujourd’hui grâce à sa version gratuite.</p></div>

11. Contrer les effets de la loi de Parkinson avec le Timeboxing

Le timeboxing est une méthode de productivité visant à contrer les effets de la loi de Parkinson. Vous fixez un objectif pour chaque bloc de temps créé avec une durée maximale déterminée avant le début de la tâche.

Ainsi, vous évitez d’étirer le temps alloué à une tâche et d’attendre le dernier moment pour mettre le coup d’accélérateur.

12. Tracker son temps alloué à chaque tâche

Pour mieux appliquer le timeboxing, il est bon de savoir combien de temps vous prend une tâche particulière.

Pour un designer, la création d’un moodboard peut être une tâche récurrente à chaque mission. Il peut alors chronométrer combien de temps lui prend cette tâche afin de mieux définir son timeboxing lors du prochain client.

De même pour la création d’une page web chez un développeur. Même si tous les projets ne se ressemblent pas, certaines tâches restent similaires et peuvent donner une idée de temps nécessaire pour la réaliser.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pour tracker son temps, l’outil Toggl Track est exceptionnel. Vous bénéficiez d’un mois pour l’essayer et vous convaincre, pensez-y !</p></div>

13. Prendre des (vraies) pauses

C’est peut-être l’action la plus contre-intuitive de cette liste. Mais oui, prendre des pauses vous fait gagner du temps. Lorsque vous prenez le temps de souffler, avec un peu de recul, vous revenez avec les idées plus claires en tête sur votre mission.

Si vous aimez les boissons chaudes, profitez de ces pauses pour vous préparer un café ou un thé. Ce breuvage vous accompagnera lors de votre prochaine session de travail.

14. Stocker ses documents sur un Cloud

Pour ne jamais perdre vos documents, sauvegardez-les sur le cloud. Vous n’êtes jamais à l’abri d’une casse de votre ordinateur ou d’un vol (avez-vous souscris à l’assurance matérielle dédiée aux freelances professionnels ?). En stockant tous vos documents sur un cloud, vous êtes certain de les retrouver.

De plus, ces outils offrent l’avantage de partager facilement un document texte, un tableur ou une présentation. Vous pouvez alors collaborer simultanément avec votre client sur un fichier particulier sans avoir besoin d’envoyer une version mise à jour à chaque nouvelle tâche effectuée.

15. Allouer des plages horaires pour les e-mails et les messages

Tout comme les notifications, les messages professionnels et les e-mails sont une source de distraction. Ainsi, prévoyez des plages horaires pour répondre à vos courriels et vos messages. Vous pouvez ensuite fermer les onglets et applications pour vous focaliser sur les tâches à effectuer durant votre mission.

16. Planifier ses tâches la veille

Vous vous souvenez du bonheur d’attraper son cartable déjà préparé la veille pour aller à l’école le matin ? Sérénité, gain de temps et un stress en moins : pourquoi ne pas faire la même chose dans votre activité professionnelle ?

Planifier ses tâches la veille permet de se réveiller avec les idées claires. Vous savez quoi faire lorsque vous commencez de travailler et démarrez immédiatement votre journée.

17. Avaler le crapaud : commencer par le plus difficile

Cette action est tirée du livre Eat That Frog! de Brian Tracey. Avaler le crapaud signifie commencer sa journée par la tâche la plus difficile de votre “To Do”. Les tâches les plus complexes sont souvent celles sur lesquelles les professionnels ont tendance à procrastiner. C’est pourquoi s’y atteler dès le début de la journée permet de consacrer toute son énergie à sa réalisation.

Les tâches difficiles sont souvent celles qui vous font avancer dans votre mission ou votre activité. Pensez à planifier vos journées selon l’importance et la difficulté de vos tâches.

18. Placer son réveil en dehors de la chambre (oui oui !)

Ce conseil est horrible à entendre, mais diablement efficace. Avez-vous déjà eu l’habitude de cliquer sur le bouton “Snooze” de votre alarme ? Ou d’éteindre votre réveil mais rester sur le lit pour scroller un petit moment sur les réseaux sociaux ?

En positionnant votre réveil en dehors de la chambre, se lever du lit est obligatoire pour l’éteindre. Ainsi, vous commencez véritablement votre journée à l’heure où votre réveil sonne. Cette petite action paraît folle. Mais elle permet de gagner de précieuses minutes dans votre journée.

19. Déléguer les tâches moins importantes

Au cours d’une mission, certaines tâches sont plus importantes que d’autres. Certaines actions sont peut-être même en dehors de votre champ de compétences. Plutôt que de vous forcer à effectuer toutes les tâches, pensez à déléguer à un professionnel qualifié certaines actions du projet.

Ainsi, vous gagnez du temps pour vous consacrer aux tâches les plus cruciales de la mission et vous améliorez la qualité du rendu.

20. Dormir suffisamment chaque nuit

Lorsque vous êtes indépendant, votre niveau d’énergie détermine votre productivité. Bien récupérer grâce à de bonnes nuits de sommeil est capital pour être efficace durant vos missions. Les experts conseillent de dormir environ 8 heures par nuit. Certains gros dormeurs ont besoin de plus, d’autres personnes de moins. Mais certaines études relatées dans le livre Pourquoi nous dormons de Dr Matthew Walker prouvent que dormir 8 heures par nuit est idéal pour rester en bonne santé.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pour favoriser un sommeil profond et récupérateur, pensez à éviter les écrans avant le coucher et à aérer votre chambre.</p></div>

21. Éviter de boire de l’alcool la semaine

Le plus grand ennemi de la productivité est bel et bien l’alcool. En effet, ses effets sur la concentration et le sommeil sont considérables. Ils sont aussi néfastes pour votre énergie et votre capacité à accomplir les tâches de votre “To Do”.

De plus, consommer de l’alcool en soirée dans la semaine a un impact sur votre heure de coucher. Ainsi, il est difficile d’accumuler les heures de sommeil suffisantes pour récupérer toute votre énergie pour la journée du lendemain.

22. Regrouper les tâches similaires : le batch working

Grâce à la liste de vos tâches (référence à notre conseil n°2), vous vous apercevez en un clin d’œil des tâches similaires. Vous pouvez donc les regrouper pour faire une session de batch working.

Cela signifie que vous accomplissez le même type de tâches à répétition durant un laps de temps déterminé. Grâce au rythme et aux habitudes prises rapidement lors de la première action, vous accomplissez plus rapidement les autres actions similaires ou identiques. Vous gagnez donc un temps considérable dans vos projets.

23. Préférer la vidéo aux réunions

Les réunions sont la perte de temps numéro 1 lors d’un projet. Certaines sont nécessaires, d’autres inutiles. Pensez à communiquer grâce à des vidéos enregistrées. Cela permet d’expliquer son propos facilement, rapidement et de partager son écran tout en évitant de déranger la journée de l’invité.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>L’outil Loom offre l’avantage d’enregistrer facilement son écran et de partager le lien rapidement dans le canal de communication de votre choix.</p></div>

24. Garder une demi-journée dans votre planning pour les imprévus

On le sait tous lorsque nous planifions nos semaines à l’avance : certains jours risquent de ne pas se dérouler comme prévu. Et cela affecte tous vos plans pour la semaine. C’est pourquoi il est sage de conserver une demi-journée minimum par semaine en cas d’imprévu. Et si, par chance, aucun contretemps ne se produit, vous pouvez profiter de votre demi-journée pour prendre l’air, pratiquer votre passion ou avancer sur vos projets personnels.

25. Apprendre à dire non

Poliment, mais le dire.

Les nouveaux projets en plein rush, l’apéro le mardi soir, garder le chien de votre ami sous prétexte que vous travaillez à la maison… Ne vous infligez jamais des tâches que vous ne voulez pas effectuer. Particulièrement lorsque vous êtes en mission pour un client.

26. Travailler dans un espace propice à la concentration

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p> S’avachir sur le canapé, ça ne compte pas ?</p></div>

Trouvez un espace dans lequel vous vous sentez bien pour travailler, sans distraction ni dérangements. Pensez aussi à votre position : si vous travaillez sur l’ordinateur, le canapé peut paraître confortable mais n’est souvent pas l’idéal pour la position du dos et du cou. Une table, une chaise et une lampe sont souvent les trois éléments qui se suffisent à eux-mêmes pour se concentrer.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Les espaces de coworking sont un lieu idéal pour les freelances en mission. En plus, ces espaces permettent d’échanger avec d’autres indépendants.</p></div>

27. Organiser son espace de travail

Une fois votre espace de travail trouvé, pensez à garder votre bureau organisé. Veillez à garder l’espace propre en le nettoyant à la fin de votre journée. Ainsi, lorsque vous êtes dans l’état de flow en pleine mission, rien ne perturbe votre attention.

28. Être multitâche est un mythe : une action à la fois

Effectuer plusieurs tâches à la fois signifie que vous ne portez pas votre pleine attention ni à l’une, ni à l’autre. Être multitâche n’est donc pas un avantage lorsque vous êtes en plein projet : restez concentré sur votre mission.

29. Placer les limites de ses heures de travail

Si vous pouvez travailler jusqu’à minuit et gardez la possibilité d’ouvrir l’ordinateur le samedi, qu’est-ce qui vous pousse à avancer maintenant ? Le mardi à 9h30 ? Organisez vos journées selon votre productivité. Mais placez des limites à vos heures de travail : cela vous incitera à accomplir plus en moins de temps.

30. Écouter les messages audio et vidéos en vitesse x2

Si des clients ou des partenaires vous envoient des vidéos enregistrées ou des messages audio, préférez les écouter en vitesse x2. La première fois, cela paraît rapide. Mais vos oreilles et votre cerveau s’habituent vite et vous gagnez un temps précieux.

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