La vie de freelance n’est pas une tâche aisée, c’est une vérité communément admise. En plus de produire vos prestations, vous devez jongler entre de nombreux métiers différents, qu’il s’agisse de la prospection, de la comptabilité, de la gestion de projets, ou encore du marketing.

Et, plus votre activité se développe, plus il y a de chances que cette gestion d’activité multiple devienne de plus en plus complexe. Afin de ne pas dédier une part disproportionnée de votre temps à ces activités annexes, la solution réside dans l’automatisation de vos process.

De nombreux outils existent sur le marché pour vous libérer d’une partie de ce poids en vous permettant de rendre certaines de vos tâches automatiques. En fonction de vos besoins, de la complexité de votre activité, et de vos pain points, vous n’allez pas vous tourner vers les mêmes outils.

On vous en a fait une première liste, bien sûr non exhaustive ! Cet article a pour but de vous présenter certaines tâches que vous pouvez confier facilement à un outil, mais chaque indépendant a ses préférences pour les outils qu’il utilise. Nul doute que vous trouverez certainement des dizaines et des dizaines d’outils différents recommandés par votre entourage. A vous de faire vos tests et votre choix !

Ce qu’il faut cependant garder à l’esprit si vous décidez de vous lancer dans l’automatisation de vos tâches, ce sont les bénéfices que vous pouvez en tirer. Une bonne automatisation vous permettra de réduire votre charge mentale en vous libérant des missions répétitives et récurrentes, mais aussi de gagner du temps et in fine de pouvoir vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Enfin, l’erreur est humaine et laisser certaines activités à la machine permet de réduire le risque d’erreur de manière significative. Que tous ceux qui sont intéressés lèvent le doigt !

Comment trouver les bons outils d’automatisation ?

Mettre en place une bonne automatisation de vos tâches prend du temps, et c’est normal. Il vous faut tout d’abord déterminer les points précis que vous souhaitez automatiser, puis choisir les bons outils, et enfin les installer. Cette dernière partie, plus spécifiquement, est souvent chronophage. C’est souvent ce qui empêche de changer d’outil : le coût de sortie implique de repasser par toute cette phase d’installation avec un nouvel outil, et peut vite décourager.

Mieux vaut donc prévenir que guérir, et prendre le temps de bien choisir ses outils avant de les installer complètement ! Voici nos meilleurs conseils.

Déterminer s’il y a un besoin d’automatisation

C’est peut-être évident pour vous, mais on ne perd rien à le répéter : il ne sert à rien d’automatiser une tâche pour laquelle le besoin ne se fait pas sentir !

Heureusement, vous pouvez déterminer en quelques minutes si une tâche doit être automatisée ou non, en suivant cette liste :

• s’agit-il d’une tâche récurrente ? Et à quelle fréquence ?
• s’agit-il d’une tâche répétitive et désagréable ? A-t-elle une valeur ajoutée ?
• cette tâche implique-t-elle de répéter des informations d’un outil à l’autre ?
• avez-vous souvent envie de repousser cette tâche ?
• la trouvez-vous intéressante ?

Concrètement, si une tâche coche plus de la moitié de ces critères, il s’agit d’une bonne candidate à l’automatisation. Mais on ne vous dira pas : vous devez automatiser ceci ou cela, c’est à vous de déterminer ce qui a effectivement de la valeur pour vous !

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Par exemple, certaines personnes détesteront avoir à trier leurs mails, tandis que d’autres estimeront que c’est le meilleur moyen de démarrer leur journée car c’est une tâche facile à réaliser, qui leur permet de cocher la première case de leur to-do, et qu’elle leur donne un sentiment de victoire avant de s’attaquer à des tâches plus difficiles.</p></div>

Le mieux est de réussir à faire une liste exhaustive de toutes vos tâches sur le mois, pour vous poser ces questions sur la totalité de votre activité, et pas uniquement sur les quelques tâches un peu ennuyeuses qui vous viennent à l’esprit tout de suite.

Vous allez peut-être être surpris, et trouver des tâches qui peuvent être automatisées et vous faire gagner du temps sur le long terme, même si elles ne font pas partie du haut de votre liste à l’instant t.

Cela doit vous faire gagner du temps sur le long terme

L’automatisation n’est pas une solution miracle qui vous libérera soudainement 10 heures dans votre semaine. En revanche, le temps gagné se fait sentir sur le long terme : ce sera par exemple une journée sur le mois de gagnée car vous n’avez pas à faire vos relances de facture à la main 2 heures par semaine.

Cependant, il ne sert à rien de mettre en place une automatisation qui vous prendra plus de temps à installer que le temps qu’elle vous fait gagner. Lorsque vous faites la liste de vos tâches à automatiser, essayez d’évaluer le temps que cela vous prend tous les mois. Vous estimerez de vous même si ce temps est acceptable ou non.

Évaluer le temps gagné VS le coût de l’outil

Par ailleurs, le temps gagné n’est pas la seule métrique à prendre en compte pour bien choisir votre outil. En effet, la plupart de ces outils sont payants -même s’il existe souvent des alternatives gratuites ! Il faut cependant avoir à l’esprit que dans ces cas, les fonctionnalités proposées sont souvent très basiques.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Si vous n’avez pas besoin d’en faire une utilisation poussée, c’est parfait, mais en fonction des tâches primordiales à votre activité, la question d’un outil payant est souvent légitime.</p></div>

A vous également de déterminer si le temps que l’outil vous fait gagner vaut son coût. Qu’il s’agisse d’une licence ou d’un outil Saas (sur un modèle d’abonnement), vous seul connaissez la valeur de votre temps, et surtout de votre temps sur cette tâche spécifique. A nouveau, il s’agit d’un ressenti personnel.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Certaines parties de votre activité pourront vous faire souffler pendant des jours, prendre une part importante de votre espace mental, et vous demander une énergie disproportionnée. Si vous trouvez un outil qui vous permet d’éliminer tout cela, c’est peut-être un très bon argument pour dépenser quelques dizaines d’euros supplémentaires par mois !</p></div>

Maintenant que vous avez déterminé les tâches que vous souhaitez automatiser, voici une liste des outils vers lesquels vous pouvez vous tourner pour cela.

Dans le cadre de votre prospection

Parmi les missions les plus chronophages et les plus angoissantes pour beaucoup de freelances se trouve la prospection. Qui n’a jamais rêvé que les prospects arrivent automatiquement dans sa boîte mail et dans ses messages LinkedIn ? On ne vous dit pas que ces outils le permettront, mais il est certain qu’ils faciliteront certaines des tâches les plus fatigantes de la prospection.

Facilitez la prise de rendez-vous

Quand vous avez réussi à obtenir une réponse d’un prospect, vous risquez de le perdre si vous avez besoin de plusieurs échanges pour trouver une date. On parie que vous connaissez ce moment frustrant où vous proposez plusieurs dates à votre interlocuteur pour qu’il vous répondre qu’il n’est pas disponible… le lendemain de la dernière date proposée.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Le plus simple est de permettre à votre prospect d’accéder directement à votre agenda pour qu’il voit immédiatement les créneaux disponibles. Vous gagnez un temps fou, et vous convertissez plus de prospects.</p></div>

Par ailleurs, la plupart des outils d’agenda automatiques peuvent être associés à une adresse gmail ou une autre messagerie, afin que les rendez-vous pris par leur intermédiaire apparaissent tout de même dans vos agendas respectifs. Vous êtes certains que votre interlocuteur n’oubliera pas le rendez-vous !

Calendly est probablement l’outil le plus connu pour la prise de rendez-vous, mais d’autres outils présentent des fonctionnalités intéressantes. Citons par exemple :

• l’envoi de SMS ou de mails automatiques pour rappeler les rendez-vous avec Voxiplan
• l’intégration à votre site web avec EspaceRDV
• le multilingue avec Planyo
• ou le paiement des prestations dès la prise de rendez-vous avec PushRDV

Maintenez le contact sur le long terme

La vente d’une prestation peut parfois prendre du temps, qu’il s’agisse de plusieurs semaines, plusieurs mois ou plus ! Et il est facile d’oublier des prospects, qui pourtant n’attendent qu’une validation de budget pour vous rappeler, ou de laisser filer le temps. Il est tout aussi facile pour eux de vous oublier parmi leurs nombreuses missions quotidiennes… Il est donc essentiel de maintenir le contact sur le long terme pour que vous soyez la réponse évidente le jour où ils auront besoin d’une prestation que vous proposez.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Vous pouvez par exemple envoyer des messages saisonniers pour vous rappeler à eux tous les trois mois environ. On pense bien sûr à la période des fêtes, qui y est propice, mais vous pouvez aussi adapter vos messages en fonction de votre prestation, donner des conseils, ou tout simplement prendre des nouvelles de votre interlocuteur.</p></div>

La plupart des CRM disposent d’une fonctionnalité qui permet de programmer des mails ou de les automatiser pour qu’ils partent à une date donnée (par exemple trois semaines après le dernier contact, ou 2 mois après le téléchargement d’un document).

Pour votre gestion administrative

Si vous faites partie de ces personnes qui sautent de joie lorsque la période de déclaration des impôts arrive, vous pouvez directement aller à la section suivante de l’article. Mais si, comme on le soupçonne, vous êtes plutôt de ceux qui sursautent la veille de l’échéance en se disant qu’ils ont loupé le coche, on vous conseille de nous lire attentivement.

Simplifiez le suivi de la comptabilité et de la facturation

C’est l’une de joie de l’indépendance dont on entend souvent parler : vous êtes désormais responsable de votre comptabilité, et notamment de faire en sorte que la facturation soit à jour pour pouvoir être payé en temps et en heure.

Si cette tâche n’est pas forcément compliquée à gérer si vous avez moins de 10 clients, elle peut vite s’avérer être un casse-tête avec la multiplication de vos prestations, l’augmentation de vos clients… et le fait de tenir à jour les factures à émettre, celles qui sont envoyées, celles qui sont payées, et celles qui sont en retard.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Vous avez mal au crâne rien qu’à nous lire ? C’est pour cela que les logiciels de comptabilité sont en pleine expansion à l’heure actuelle !

Ceux-ci vous permettent de produire facilement grâce à des fonctionnalités de suivi :

• vos devis et vos factures
• l’état de votre trésorerie
• la gestion de la TVA
• l’édition de votre compte de résultat et de votre bilan comptable

</p></div>

Cela vous permet de ne pas saisir plusieurs fois les informations, par exemple, ce qui fait gagner du temps tout en limitant les erreurs.

Parmi les outils les plus connus, citons Freebe, Fizen, ou encore Pennylane.

Mettez en place la signature en ligne

Tout comme la prise de rendez-vous, la signature de documents peut être un sérieux frein à votre activité. Rien de plus rageant que les échanges de mail pour obtenir la signature de votre devis.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>La signature électronique grâce à des outils dédiés a la même valeur qu’une signature manuscrite, ce qui garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document. Vous pouvez ainsi envoyer vos devis, factures, ou tout autre document nécessitant une signature via ce type de logiciels. Ils prennent en charge tous formats de document (PDF, JPEG, Word etc).</p></div>

En quelques minutes, vos documents sont signés et vous pouvez les envoyer à vos interlocuteurs. Vous êtes également automatiquement informé lorsque le document est signé, et vous pouvez mettre en place des rappels pour votre interlocuteur. Simple et rapide !

On peut citer ici Docusign ou Yousign.

Mettez en place le paiement automatique pour vos clients

Si vous proposez des prestations récurrentes, des prestations en ligne, que vous avez de nombreux clients ou qu’ils ne vous payent pas en une fois, mettre en place le paiement automatique peut s’avérer particulièrement intéressant.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>En effet, vous ne perdez pas de temps à envoyer votre RIB plusieurs fois par mois, vous gagnez en temps passé en comptabilité (eh oui, même si le suivi est automatique, il vous faut tout de même vérifier que les paiements sont bien effectués pour tous vos clients…), vous souvenir des échéances et prévenir vos clients de la bonne réception du virement.</p></div>

Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, soyez attentif à ce que votre outil de facturation ou de comptabilité la propose, car ce n’est pas forcément le cas.

Pour votre activité marketing et commerciale

Enfin, une part importante de votre activité de freelance consiste à vendre vos prestations et à vous faire connaître de vos futurs clients.

De nombreux outils d’automatisation existent. Principalement développés pour répondre aux besoins des services marketing des entreprises, en premier lieu, ils peuvent tout de même s’adapter à vos problématiques en tant qu’indépendant.

Mettez en place des boucles de nurturing

Si vous disposez d’un site, il y a fort à parier que vous avez mis en place des stratégies pour récupérer les contacts des personnes qui le visitent. Il peut s’agir d’une newsletter, d’un replay vidéo ou d’un document à télécharger, tout ce qui vous permet de capter les adresses mails de vos futurs prospects est bon à prendre !

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Une fois que vous disposez de leur adresse, vous pouvez mettre en place ce qu’on appelle des boucles de nurturing. Il s’agit de suites de mails automatiques, envoyés à des intervalles que vous déterminez, afin de continuer à entretenir l’intérêt du prospect pour votre produit.</p></div>

Vous pouvez par exemple lui proposer un document à télécharger qui répond à certaines de ses problématiques, ou lui offrir une réduction sur vos services. L’intérêt de ces outils est de maintenir le contact, comme on le disait plus haut, mais à plus grande échelle.

Soyez présent sur les réseaux sociaux

On en parle énormément, mais on va le répéter. Le personal branding est un outil puissant pour les indépendants, et cela passe notamment par une forte présence sur les réseaux sociaux.

Mais poster plusieurs fois par semaine, voire tous les jours, sur les réseaux sociaux, peut être particulièrement chronophage, vous couper dans vos missions quotidiennes, sans parler de la charge mentale qui y est associée. Afin de contrer ces problématiques, vous pouvez programmer vos posts à l’avance. Cela vous permet de segmenter votre production -par exemple, vous consacrez une journée par mois à la production de contenu et vous n’y pensez plus pendant le reste du temps, sauf pour noter de nouvelles idées sur lesquelles produire du contenu.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Vous allez également éviter le fameux syndrome de la page blanche, car vous avez du temps entre chacune de vos phases de production pour rassembler vos idées et les choisir au moment de créer ce contenu.</p></div>

Ce type d’outils est également intéressant car il donne accès à des pages de suivi de vos performances, pour vous aider à identifier ce qui plaît le plus à votre audience et ce qui fonctionne le mieux pour les algorithmes des plateformes.

Si vous ne les connaissez pas encore, vous pouvez vous tourner vers Sociallymap, Buffer, Hootsuite ou encore Agorapulse.

Optimisez votre service client via un chatbot

Si vous avez beaucoup de demandes de la part de vos clients et que vous ne pouvez pas tout traiter aussi rapidement que vous le souhaiteriez, vous pouvez vous tourner vers la solution du chatbot.

Cette solution ne vous permettra pas de traiter toutes les demandes, c’est certain, mais elle permet de réorienter les clients vers des informations qui se trouvent peut-être déjà sur votre site.

Vous pouvez ainsi créer un chatbot déclaratif, qui fournit des réponses rapides à votre client grâce à des choix proposés à chaque question. Cela fonctionne sur le principe de l’arbre de décision et est donc souvent long à mettre en place. Cependant, si vous en ressentez le besoin, cela vous permettra très certainement de réduire le nombre de demandes par mail ou par téléphone, puisqu’il s’agit du dernier recours proposé.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Sans compter qu’un assistant virtuel est disponible 7 jours sur 7 et 24h sur 24h, ce qui donne le sentiment à vos clients d’être assistés même si vous ne travaillez pas.</p></div>

Les plus connus dans le secteur sont Botnation.ai, Botstar, ou encore Dydu.

Améliorez le suivi client et la récolte de témoignages

Enfin, le suivi client est essentiel pour vous assurer que vos prestations correspondent à ce qui est attendu. Par ailleurs, les recommandations et les avis sont désormais des outils précieux pour vous faire connaître.

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>On sait par exemple que les étoiles sur Google sont essentielles pour remonter dans les résultats de recherches locales…</p></div>

Il est donc important de pouvoir récolter un maximum d’avis positifs concernant vos prestations, et l’automatisation est là aussi clé si vous avez beaucoup de clients différents. Évidemment, si vous avez 5 clients récurrents, vous pouvez probablement facilement leur demander une référence -et vous avez d’ailleurs de fortes chances de l’obtenir. Mais la question est différente si vous avez des dizaines ou des centaines de clients, difficiles à fidéliser.

Les outils de récolte de témoignages sont les mêmes que pour le suivi de vos prospects sur le long terme ou les boucles de nurturing, puisqu’il s’agit de mails automatisés à mettre en place une fois que la prestation est effectuée (ou le produit reçu, par exemple).

Conclusion : Faire le lien entre ses différents outils, pour décupler la puissance de l’automatisation

Vous avez désormais de nombreuses pistes de réflexion concernant l’automatisation de vos tâches et les outils vers lesquels vous pouvez vous tourner.

Si vous démarrez, il est essentiel de vous poser ces questions sur le long terme afin de ne pas devoir choisir une solution en urgence le jour où vous en aurez besoin. Il est bon de vous demander dès à présent des questions du type : est-il possible que vous doubliez, voire tripliez votre base client dans les mois à venir ? Avez-vous besoin de mettre un coup de collier sur la prospection ? Etes-vous à l’aise avec le temps que vous passez en administratif à l’heure actuelle, et ce temps est-il proportionnel à votre chiffre d’affaires ?

Enfin, même si vous ne démarrez pas, pensez à voir les choses d’en haut quand vous réfléchissez à l’automatisation. Par exemple, vous savez que vous avez besoin d’un outil de facturation. Mais savez-vous s’il peut être associé à votre compte en banque, pour être automatiquement notifié d’un paiement ? Pouvez-vous associer votre base clients à votre outil de comptabilité pour ne pas avoir à faire de double saisie ?

Avec le développement de solutions numériques très spécialisées, les éditeurs de logiciels ont conscience que la multiplication des outils peut aussi être un frein à leur développement. Ils ont tout intérêt à proposer de plus en plus d’intégrations entre les différents outils, et c’est très certainement là que vous verrez la puissance de l’automatisation se décupler.

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