Travailler moins pour gagner plus ! Les lois de Parkinson et Pareto

Qu’est-ce que la loi de Pareto ?

La loi de Pareto est un principe selon lequel 80 % des conséquences proviennent de 20 % des causes. Cela signifie concrètement que seul 1/5ème des actions réalisées amènent 4/5ème du résultat. Cette théorie aide à relativiser l’importance des petites tâches mineures et de se consacrer sur les actions importantes pour votre objectif.

Elle a été développée en 1896 par un économiste italien, dénommé Vilfredo Pareto. Ce dernier a observé que 80 % des fruits qu’il obtenait provenaient seulement de 20 % des plantations de son jardin. Il a retrouvé le même ratio dans la possession des terres sur son territoire : 20 % des Italiens détenaient 80 % des terres.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>La règle des 80/20 n’est pas une équation mathématique, mais elle représente une vérité observable dans de multiples domaines… Dont la gestion du temps et du business !</p></div>

Comment appliquer le 80/20 dans votre activité ?

Quelles sont vos heures les plus productives de la journée ? Comment commencez-vous votre matinée : emails ? Café ? Réunion avec vos clients, collaborateurs ou partenaires ? L’application de la loi de Pareto met en exergue la meilleure gestion de projet possible pour votre activité. Alors, quand et comment appliquer concrètement la loi de Pareto ?

La sélection de vos produits et services

Selon le principe de Pareto, 20 % de vos produits ou services apportent 80 % de chiffre d’affaires. Ceci s’applique tout particulièrement aux types d’activité comme le e-commerce ou la distribution. Si vous vendez de nombreux produits différents, observez la source de vos revenus. Vous apercevrez peut-être une tendance intéressante.

Néanmoins, la théorie peut aussi s’appliquer aux activités de services. Exemple :

Un développeur propose la création de site web, la maintenance, les mises à jour, l’ajout de contenu, l’ajout de pages… Au final, de nombreuses prestations différentes forment son activité de freelance. Il peut donc observer d’où provient 80 % de son chiffre d’affaires. Il s’aperçoit alors que la création de sites web lui rapporte la majorité de ses revenus.

Dans la création de vos produits ou de vos prestations de services, vous pouvez aussi vous demander ce qui apporte le plus de résultats et de satisfaction à vos clients. Cela vous permet donc de vous focaliser sur les véritables attentes des clients et de gagner du temps en éliminant les tâches chronophages restantes.

Quant à la satisfaction, pensez aux éléments qui apportent véritablement de la confiance et la réponse aux attentes. Une très bonne communication durant les 3 premiers jours du projet d’un freelance ou d’un artisan représente peut-être les 20 % qui apportent 80 % de satisfaction aux clients.

La productivité et l’organisation

Tous les indépendants ont une liste de tâches à n’en plus finir. Mais lesquelles sont vraiment essentielles au développement de votre activité ?

Le principe de Pareto appliquée à la productivité permet de comprendre que la réalisation de seulement 20 % de vos tâches apporte 80 % du résultat obtenu. Cela vaut à l’échelle d’une journée, d’un mois ou d’une année ! Imaginez l’effet cumulé de l’achèvement des tâches les plus importantes uniquement pendant 10 ans.

Dressez la liste de l'intégralité des tâches à accomplir pour votre activité d’indépendant. Afin de maximiser vos résultats, identifiez celles qui auront le plus d’impact sur vos revenus, votre équipe et vos projets en cours. Certaines tâches peuvent être très simples et débloquer votre équipe ou permettre d’obtenir de nouveaux clients.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Se fixer des priorités est indispensable au succès de votre activité d’indépendants. N’oubliez pas : vous pouvez toujours dire non ! Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, vos choix ont une incidence sur votre productivité et vos revenus. Pensez à déterminer vos “non-négociables” et les tenir sur la durée.</p></div>

Ce principe fait également écho au best-seller de Gary Keller : The One Thing. Ce livre présente une théorie selon laquelle les entrepreneurs doivent se concentrer uniquement sur une tâche chaque jour. Pour la déterminer, interrogez-vous : “quelle est la tâche que je peux faire aujourd’hui qui va rendre tout le reste plus facile ou inutile ?”.

Si des tâches urgentes mais non importantes restent sur votre to-do list, pensez à déléguer. Un collaborateur de votre équipe, un prestataire, un stagiaire… Pensez à toutes les opportunités disponibles pour un indépendant. Cela vous permet alors de vous concentrer sur les tâches avec le plus d’impact pour votre activité et votre croissance.

Toutes vos prises de décision

Vos résultats dans un an ou cinq ans dépendent de vos choix pris cette semaine. Allouer du temps à cette tâche plus qu’une autre, résoudre un problème persistant, comprendre les difficultés et leurs répercussions sur l’activité. Avec des choix sur des problématiques mineurs, vous obtenez des résultats mineurs.

La loi de Pareto est donc utile dans vos prises de décision. Pour l’appliquer concrètement lors de vos prochains choix stratégiques :

• regroupez vos problèmes sur un fichier ou sur un tableau blanc
• attribuez-leur une note sur 10
• surlignez les problématiques qui en empêchent d’autres d’être résolues
• concentrez-vous sur les 20 % des problématiques avec la note la plus élevée
• trouvez les solutions qui apporteront 80 % de résolution du challenge.

Encore une fois, le principe du One Thing s’applique à vos prises de décision : quelle est la problématique à résoudre qui simplifierait le reste ou le rendrait inutile ?

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Par exemple, la majorité des plaintes ou l’insatisfaction de vos clients provient du manque d’informations (pendant la prestation ou la livraison d’un produit) et la difficulté d’entrer en communication avec vous. Toutes vos forces et votre énergie peuvent alors être déployées à déterminer un processus de communication fiable apportant pleine satisfaction à vos clients.</p></div>

Quelles sont les limites de la loi de Pareto ?

Le principe du 80/20 est puissant pour obtenir un maximum de résultats avec la meilleure efficience possible. Cependant, comprenez bien que l’application de la loi de Pareto ne permet pas de travailler 5 fois moins qu’avant. En effet, l’objectif est de focaliser vos efforts sur une portion du travail bien précise pour obtenir davantage de résultats.

Une limite de l’application de ce principe serait de consacrer l’intégralité de son temps et son énergie aux 20 % des causes qui apportent 80 % des conséquences, en occultant intégralement les autres parts importantes de votre activité. Les tâches secondaires comme la réponse aux e-mails, l’apport de satisfaction aux clients, le réseau et d’autres ne doivent pas se perdre pour autant. Des processus plus efficaces ou la délégation sont souvent la solution plutôt que l’éradication pure et simple des tâches secondaires nécessaires.

Enfin, le temps est une ressource limitée. Votre concentration sur la gestion de problèmes, le développement de votre activité et la satisfaction clients peut se faire sans tomber dans un rythme effréné jusqu’au burn out. C’est pourquoi la loi de Pareto peut être complétée par un autre principe…

La loi de Parkinson : le temps est votre allié, pas votre ennemi

Avez-vous déjà attendu jusqu’à la dernière minute pour effectuer une tâche ? Repensez à une présentation pour un partenaire, une prestation pour un client ou même pendant vos études, lorsque vous deviez rendre un devoir… Cette procrastination est expliquée par la loi de Parkinson. Tant que vous avez le temps pour faire une tâche, vous prenez ce temps.

Ce principe a été développé par Cyril Northcote Parkinson, un historien ayant développé la loi éponyme dans la revue The Economist en 1955. Il publie par la suite un livre, Les lois de Parkinson, dans lequel il donne de multiples exemples, notamment dans la bureaucratie dans laquelle l’historien a de l’expérience.

Pourquoi le travail s’étire en fonction du temps alloué ?

Imaginez devoir créer une proposition commerciale pour un client vendredi matin à 11h.

Nous sommes lundi.

Vous avez de fortes chances de passer peu de temps sur cette proposition, voire de procrastiner jusqu’à jeudi après-midi ou peut-être même vendredi matin…

En revanche, si vous devez créer une proposition commerciale pour vendredi 14h, alors que nous sommes vendredi 9h… Votre travail sera nettement plus efficient.

La loi de Parkinson explique le phénomène de procrastination lors de la gestion de ses tâches. Plus vous avez le temps de réaliser une mission (ou plus vous allouez du temps à cette mission), plus elle vous prendra du temps.

Exemples concrets de la loi de Parkinson

Le principe s’applique à tous les indépendants : artisans, consultants, professions libérales, agences… Toutes les professions y font face, à moins d’utiliser les bonnes solutions pour éviter que le temps ne s’étire. Retrouvez ci-dessous des exemples que vous avez probablement rencontrés durant votre vie professionnelle.

La semaine de 35 heures

Depuis le début des années 2000, les salariés français travaillent 35h par semaine. Quelle que soit la profession, le même nombre d’heures est alloué pour effectuer ses tâches. Si vous pouvez finir vos missions en 22 heures, rien ne vous pousse à le faire : vous resterez dans tous les cas au travail 13 heures de plus. De plus, un consultant marketing, un comptable et un fleuriste ont probablement des physionomies de journées différentes. Leurs métiers n’ont rien de semblable, sauf le nombre d’heures travaillés. Cela peut paraître étrange, particulièrement lors de la semaine du 14 février par exemple.

Cet exemple de la Saint-Valentin pour les fleuristes fait par ailleurs écho à une autre problématique : les semaines se suivent et ne se ressemblent pas. Les 35 heures de travail seront peut-être plus que nécessaires pour accomplir toutes les tâches sans procrastination sur une semaine… Et les tâches de la semaine suivante pourrait être accomplie en seulement 22 heures.

En tant qu’indépendant, allouez des plages de temps réalistes pour effectuer vos tâches et évitez de dépasser le temps nécessaire à leurs réalisations.

Une demi-journée pour réaliser cette tâche

Un nouveau design à créer, un produit à fabriquer, une prestation à fournir chez un client, gérer vos comptes, une réunion… De nombreuses tâches peuvent s’ajouter à votre calendrier et prendre plus de temps que nécessaire.

Plutôt que d’allouer une demi-journée à une tâche sans idée précise de sa durée nécessaire, pensez à chronométrer. Le but n’est pas de vous stresser ou de vous pousser à la fatigue. Pensez simplement à enregistrer combien de temps vous prend chaque tâche afin de pouvoir mieux les planifier dans le futur.

• Pour les artisans, l’idéal est de chronométrer à l’aide de votre téléphone ou simplement en regardant l’heure lors de chacune de vos prestations.
• Pour les indépendants travaillant sur l’ordinateur, un chronomètre ou l’outil Toggl vous permettent de tracker la durée de vos tâches. Sauvegardez-les dans un fichier ou une note pour mieux planifier vos tâches à l’avenir.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pour appliquer le Timeboxing (accomplir ses tâches dans un certain délai), pensez à entrer vos missions dans votre calendrier ou dans un outil de gestion de projet. Vous vous apercevez alors en un coup d’oeil du temps que vous devez consacré à une tâche particulière.</p></div>

Comment surmonter la loi de Parkinson ?

Désormais, vous savez pourquoi certaines tâches peuvent vous prendre des jours et des heures. Mais nous n’allons pas vous laisser en plan ! Nous avons regroupé 4 techniques à mettre en place dès aujourd’hui pour surmonter la loi de Parkinson et améliorer votre efficience.

Se fixer des objectifs SMART

La première méthode pour utiliser efficacement son temps est de définir des objectifs SMART :

1. Spécifique : définissez clairement la tâche à réaliser et votre objectif.
2. Mesurable : ajoutez une donnée quantitative ou qualitative afin de savoir quand vous aurez atteint cet objectif.
3. Atteignable : allouez suffisamment de temps pour que la tâche soit effectuée avec une qualité optimale.
4. Relevant (pertinent) : cet objectif doit être pertinent pour votre activité. Pour le savoir, appliquez la loi de Pareto.
5. Temporellement défini : fixez un délai pour la réalisation de l’objectif et appliquez le timeboxing.

La méthode SMART permet de clairement définir les limites de chaque projet et ses tâches associés. Combinée avec d’autres techniques, elle établit clairement ce que vous devez faire et en combien de temps.

L’art de se fixer des échéances

La majorité des indépendants démarre une tâche en se demandant combien de temps ils disposent pour l’effectuer, plutôt que combien de temps ils ont concrètement besoin. Réfléchissez au dernier projet que vous avez reçu, vous vous reconnaissez peut-être… Ce n’est pas une mauvaise chose ! Vous avez l’opportunité de gagner du temps et d’être plus efficient.

Pour ce faire, lorsque vous commencez un projet :

• listez l’intégralité des tâches et sous-tâches à effectuer
• hiérarchisez-les (certaines actions dépendent d’autres)
• notez les ressources dont vous avez besoin (équipe, prestataire, dossiers clients)
• estimez le temps de chaque sous-tâches
• inscrivez-les dans votre calendrier avec des heures précises.

Ce processus ne prend qu’une heure au maximum avant le début d’un projet et peut vous économiser des journées de travail.

Compter le temps passé à une tâche

Le meilleur moyen de planifier efficacement une tâche est de savoir combien de temps elle prend. Pour ce faire, nous vous conseillons de compter le temps passé sur vos tâches. Non seulement cela vous permet de l’enregistrer pour vos prochains projets, mais aussi de savoir si vous respectez les objectifs temporels définis en amont.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Par exemple, une Graphic Designer prévoit la création d’une infographie jeudi matin entre 9h et 11h30. Sans traîner, elle s’aperçoit qu’elle termine sa prestation à 12h15. Elle sait désormais que les futures infographies de ce type lui prennent 3 heures et 15 minutes.</p></div>

Les outils de productivité pour vaincre la loi de Parkinson

La dernière méthode pour vaincre la loi de Parkinson est d’utiliser des outils de productivité et de gestion de projet. Chez Stello, nous ne vous conseillons pas d’utiliser de multiples outils différents car l’objectif est de vous faire gagner du temps sur votre activité, pas de le passer sur des logiciels.

Néanmoins, selon votre activité, certains peuvent être une véritable aide au quotidien. Faites votre choix selon vos habitudes et votre métier.

Nous conseillons notamment les outils gratuits suivants :

• Toggl Track pour suivre le temps nécessaire à chaque tâche.
• Le calendrier de votre choix (Google Calendar par exemple) pour planifier vos tâches avec des créneaux précis.
• Notion pour suivre vos projets efficacement et créer des pages de suivi comme vous le souhaitez.
• Trello pour suivre votre To-Do rapidement en un coup d’oeil.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Il n’existe pas d’outil miracle ! Le meilleur outil est celui qui vous convient le mieux. Si vous êtes efficace en notant vos tâches sur un carnet à la main, ne changez pas vos habitudes. Pensez seulement à appliquer les méthodes vus précédemment pour éviter la loi de Parkinson.</p></div>

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