Facture proforma : découvrez tous ses avantages !

La définition d’une facture ordinaire :  

Tout d’abord, vous devez savoir qu’une facture est un document comptable, commercial et juridique récapitulant toutes les prestations et marchandises vendues par une entreprise à un client et qui possède une valeur légale et juridique.

Elle est légitime devant la justice, mais seulement si toutes les mentions légales et conditions générales de vente y sont énumérées. La facturation est indispensable à tous les achats, toutes les ventes de marchandises ou encore de prestations de services dans le cadre professionnel.

Quelles sont les différences entre une facture proforma et une facture ordinaire ?

La différence entre une facture ordinaire et une facture proforma est que cette dernière prend certes la forme d’une  facture, mais le fond s’approche plus de celui d’un devis.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_page"></div><p>« Proforma » venant d’ailleurs du latin et signifiant « pour la forme ». Retenez le pour être sûr de briller en société !</p></div>

Tout comme celui-ci, elle permet au client de prendre connaissance de toutes les modalités d’achat avant de passer une réelle commande.

En effet, c’est un document qui a un rôle d’informateur précontractuel. a proforma est un document commercial et doit comporter les conditions générales de vente d’une entreprise. Elle peut être considérée comme la première proposition d’une offre commerciale, car elle doit présenter les services ou marchandises proposés au prospect par l’entreprise.

Attention !

La facture proforma est un justificatif non comptable qui n’a aucune valeur légale ou juridique et n’est utilisé que pour informer les clients.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_cross"></div><p>Ce n’est en aucun cas un contrat : en tant que client, vous ne serez jamais lié à ce type de facture tant que l’entreprise et vous ne vous êtes pas mis d’accord sur un accord commercial, vous pouvez vous rétracter, refuser cette première offre ou même négocier des clauses ou la facture proforma entière.</p></div>

Elle est donc très pratique pour les clients, car elle leur permet d’évaluer et de comparer avec la concurrence (vous êtes les boss, faites mieux que la concurrence 💪)

Elle est également d’une grande utilité pour les entreprises et peut les aider à convaincre un potentiel client d’entamer une négociation commerciale qui finira éventuellement en contrat de vente ou d’achat.

Si une facture proforma est approuvée par les deux parties, elle donnera naissance à une facture ordinaire qui aura donc une valeur légale et devra être conservée et comptabilisée ! Et puis pensez à sortir du frigo une bonne bouteille de champagne pour fêter la signature de votre nouveau contrat.  

Les spécificités et les avantages de la facture proforma :

Voici les 5 avantages et spécificités de la facture proforma à connaître et utiliser :

• Une facture proforma doit détailler l’entièreté d’une commande et préciser le prix, les conditions de vente, la livraison, la description des biens, marchandises ou services fournis par l’entreprise et choisit par le client. Grâce à ces précisions, aucun malentendu n’est donc possible, ce qui évite bien des différends et des contentieux avec les clients ou prospects.
• Le format « proforma » permet aussi de rester ouvert sur l’offre commerciale proposée et de laisser une marge de manœuvre pour une éventuelle négociation, étant donné que le client n’est lié par aucune clause contractuelle à ce « devis ». Cela permet de progresser sereinement dans une négociation commerciale sans presser ou faire fuir le client !
• Ce type de facture est souvent employée lors des échanges internationaux, car elle facilite les déclarations de marchandises auprès des douanes qui peuvent demander une facture proforma pour déclarer la valeur des produits importés ou exportés à l’étranger.
• On peut recourir à la facture proforma pour demander un prêt auprès d’une banque : que vous  soyez un particulier ou une entreprise, vous pouvez l’utiliser pour appuyer et expliquer votre projet ou démarches auprès de votre banquier.
• Un autre avantage de la facture proforma est enfin de pouvoir recevoir le paiement d’une prestation ou d’une marchandise en avance. Cela permet au vendeur de se protéger des risques d’impayés et d’éviter un éventuel recours aux créanciers.

Comment rédiger une facture proforma ?

Qu’elles soient originaires ou proforma, il existe de nombreux logiciels pour rédiger des factures.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_hand"></div><p>Notez que les factures ne se font presque plus par écrit, mais via des logiciels qui ont pour but de supprimer les versions papier et de dématérialiser les factures, dans un esprit de protection de l’environnement !</p></div>

Pour la rédaction, en plus de l’indication « pro forma » obligatoire, plusieurs mentions sont essentielles :

•   Les coordonnées et l’identité du client de même que ceux du vendeur/fournisseur.

•   La description des marchandises ou des services et leur quantité

•   Les délais de livraison

•   Le temps de validité de cette offre commerciale

•   Les possibles remises commerciales ainsi que les tarifs hors taxes

•   Pensez à préciser le montant de la TVA ou alors mentionnez son exonération

• La devise de facturation

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Vous avez des questions sans réponses ? N’hésitez pas à tester notre coach expert du conseil pour les entrepreneurs afin d’obtenir plus d’informations !</p></div>